保育ノウハウ

新人保育士でもわかる!個人面談の準備から話す内容、伝え方のポイント~明日の保育につなげるために~

保護者とじっくりと向き合い、話すことができる「個人面談」。子どもの様子について情報交換を行ったり、保護者がかかえる不安や、園への要望を把握したりと、今後の保育をよりよくするために欠かせない行事のひとつです。

今回は、個人面談の目的や話すべき内容、スムーズな進行方法や、より保護者に伝わる話し方のコツなど、個人面談をより充実した時間にするためのポイントをご紹介します。

そもそも「個人面談」ってなんのためにあるの?

保育士さんイラスト

連絡ノートや送迎時のやりとりでも、保護者との対話は可能ですが、短時間で十分なコミュニケーションを取ることは難しいもの。

個人面談では、保育士と保護者とが1対1で対話できる場を設けます。そのため、子どもの様子や成長、家庭における悩みや不安、園への要望など、日頃落ち着いて話す機会がないことも、じっくりと話し合うことができます。

【個人面談の目的】
・保護者に保育園での子どもの様子や成長を伝える
・保育園で現在取り組んでいることを伝える
・家庭での子どもの様子を聞く
・保護者の子育てに対する考え方や方針を知る
・家庭における不安や悩みを聞く
・保育園における気になる様子などを伝える
・園に対する質問や要望・不満などを聞く
・保育士と保護者との信頼関係を強化する

個人面談のもっとも重要なねらいのひとつは、面談で共有した情報を、園における保育や家庭における子育てに活かすということ。

たとえば、園で今頑張って取り組んでいることや、夢中になっている遊びを保護者に伝えることは、保護者が家庭で子どもに接するときのヒントとなるはずです。

また、保護者の悩み・不安を聞くことで、園で工夫できることをいっしょに考えたり、園での様子をより丁寧に伝えるようにしたりと、必要なフォローを検討することができるでしょう。

個人面談は、保育士と保護者が互いに連携をはかりながら、子どもの育ちを支えるために、重要な役割を担っているのです。

保育園からの情報を発信するだけ、保護者から話を聞くだけの場ではないんだね!
個人面談は「子どものよりよい成長につなげるために行うものである」ということを、まずはしっかり理解しておくホィ!

 

個人面談までのスケジュールは?計画と準備

女性のイラスト

個人面談をより充実したものにするためには、しっかりとスケジュールを組み、当日までに十分な準備をしておくことが大切です。

ここからは個人面談実施までの流れと、必要な準備について、詳しく解説していきます。

【1カ月前】まずはおたよりを出そう!

個人面談を行ううえで、最初の難関となるのが「日程調整」。早めにおたよりを出し、保護者が参加可能な日時を聞いておきましょう。

保護者によって、面談に参加できる時間帯はまちまち。スムーズに日程調整するためにも、早めに希望日程を聞いておくといいね。
個人面談実施の1ヶ月前には、おたよりを出しておきたいホィ!

おたよりで伝えるべきこと&聞いておくべきことは?

おたよりで、おもに保護者に伝えるべきことは次のとおりです。

◆おたよりの内容を明確にしよう
まずはそのおたよりを通じて保護者に伝えたい内容が一目でわかるよう、タイトルなどで明確にしましょう。
(例)〇〇組 個人面談のお知らせ
◆文頭には保護者へのあいさつを
おたよりの書き出しには、時候のあいさつや、日ごろの保育への協力を感謝する文言を入れるとよいでしょう。
(例)〇〇の候、保護者の皆さまにおかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日ごろより保育園に対しご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
【ポイント】
おたよりをチェックする多忙な保護者のためにも、あいさつは簡潔にまとめましょう。

 

◆面談の目的を伝えよう
「なぜ面談を行うのか」「面談がどんなことに役立つのか」を保護者に伝えましょう。
(例)〇〇組では下記の日程で個人面談を行います。お子様の保育園での様子をお伝えするとともに、ご家庭での様子をお伺いすることで、今後の保育とお子様の成長に役立てたいと考えております。
◆保護者に依頼したいことを明確にしよう
個人面談実施にあたって、保護者にお願いしたいことをわかりやすく伝えましょう。
(例)つきましては、別途お配りしております申し込み用紙に、面談にご参加いただける日時をご記入いただき、〇月〇日(〇)までにご提出いただけますよう、お願いいたします。
【ポイント】
重要な部分は太字にする・下線の引くなどで目立たせると、よりわかりやすくなります。
◆面談実施に関する情報をまとめよう
個人面談開催の日時や一人あたりの面談時間など必要な情報を記載します。必要に応じて表なども活用し、見やすくまとめましょう。
(例) 記
1 期日 〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇)
2 面談時間 午後4時~6時30分スタートまで(土曜は午前9時~午後4時まで)
  ※一人20分程度の面談を予定しております
3 場所 〇〇組保育室
【ポイント】
保育室に詳細な内容を掲示をしている場合や、別途配布物がある場合には、そのこともあわせて明記しておきましょう。

 

◆申し込み用紙の書き方をまとめよう
園に提出してもらう書類の書き方を記載します。
希望日程の調査方法には、保護者の希望日程をいくつか提示してもらう、日程の一覧から参加できない日程のみ×を付けてもらうなど、さまざまな手段があるため、クラスの規模などに適した方法を選ぶとよいでしょう。
(例)【個人面談申し込み用紙の書き方】
1 クラス名とお子様のお名前をご記入ください
2 参加を希望する 希望しないのいずれかに〇を付けてください
3 (参加ご希望の場合)日程一覧表のうち「参加できる日時すべて」に〇を付けてください
4 (参加ご希望の場合)面談にお越しになる方のお名前と、園児との続柄をご記入ください
【ポイント】
直接申し込み用紙の各記入項目に、記入方法を書き添えてもよいでしょう。
また、提出期限などは、申し込み用紙にも書き入れておくと、保護者が切りとって保管していた場合にも期日がわかり、安心です。

 

◆保護者へのお願いや注意点を記載しよう
保護者にお願いしたいことは、箇条書きなどで簡潔にまとめます。
(例)
※土曜のみの参加希望はできるだけ避けてください
※スムーズな日程調整のため、現時点で参加可能な日程にはすべて〇を付けてください
※どうしても上記日程にて参加が難しい場合にはご相談ください
◆申し込み用紙を用意しよう
個人面談の参加可否や、希望日程を提出してもらうための申し込み用紙は、おたよりの下部を切りとる形式にしてもよいですし、別途提出用紙を用意してもよいでしょう。
【ポイント】
参加者の氏名や園児との続柄、面談で知りたい内容や、質問したいことなども聞いておくと、当日までの準備に役立ちます。

 

【1ヶ月前】日程を調整して保護者に伝えよう

保護者の送迎イラスト

保護者から希望日程が聞けたら、面談のスケジュールを組んで、早めに保護者に伝えましょう。面談日程は口頭のみでなく、かならず連絡ノートなど書面でも伝えるようにします。

日程をうまく調整するには?

個人面談の日程をうまく調整するために、次のような点に注意しましょう。

  • 最低でも第3希望程度まで、参加可能な日程を聞いておく
  • 希望日程ではなく、参加可能な(あるいはどうしても参加できない)日程を聞く
  • 保護者の日ごろのお迎えの時間から、参加が難しい時間帯を把握しておく

多くの保護者の面談日程を調整するのは大変なこと。できるだけ多くの参加可能日程を聞いておくことがスムーズな調整のポイントです。

参加できない日程に×を付けてもらったり、日付ごとに「〇時~〇時スタートまで参加可能」というように参加可能な時間帯を聞いたりしてもいいね!
就業時間や通勤時間の関係で、どうしても早い時間帯に参加できない家庭もあるホィ。あらかじめ事情を把握しておくと、調整に役立つホィ!

こんなときはどうする?

◆どうしても期間内にスケジュールが組めない
事情を聴いたうえで、必要に応じて別途面談日を設定することも検討しましょう。ただし他の家庭との不公平感が出ないよう、主任や園長などとも相談し、「やむをえない事情があるケースのみ」にとどめることが必要です。
◆日程を変更したいと相談を受けた
面談日程が確定した後に変更希望を受けた場合で、すでに希望する日時が埋まっているなどの場合には、空いている枠のなかで参加できる日程を聞き、再度調整を行います。
◆希望日時が被ってしまった
特定の曜日や時間帯に参加希望が集中してしまい、どうしても調整が難しい場合には、原則として希望日時が被っている家庭すべてに、他に参加可能な候補日時がないか聞き、あらためて日程を調整しましょう。
家庭の事情はさまざま。特定の保護者のみに再調整の相談を持ちかけるといった不公平な扱いは、トラブルを招きかねないので要注意だホィ!

 

◆伝えたいことがあるが、保護者が参加を希望しない
個人面談が参加必須という園もあれば、希望者だけ実施する園もあるでしょう。
あらかじめおたよりなどで、その必要性やなるべく多くの保護者に参加してほしい旨を伝えるのが基本ですが、保護者が面談への参加を希望しない場合で、個別に話をしたいことがある場合は、

・連絡ノートなど、別の方法でのコミュニケーションを検討する
・送迎時に短時間でも対話の機会を設けるよう心がける
・おたより等で参加を募る際に、個人面談のメリットなどを口頭でも伝え、参加を呼びかける

など、対応を工夫する必要があるでしょう。
【ポイント】
面談不参加については、家庭の事情や体調を崩しているなど、やむを得ない場合もあります。決して無理強いしないように注意しましょう。

 

【半月~2週間前】保護者に伝えたいことや聞きたいことをまとめよう!

考える保育士さん
面談日程が調整できたら、面談当日に保護者に伝えたいことや、聞きたいことをまとめます。

保育記録を読み返し、最近の子どもの様子や成長が感じられる具体的なエピソードを、いくつか話せるよう準備しておくとよいでしょう。

面談当日に話すべき内容については、のちほど詳しく紹介するホィ!

 

個人情報には細心の注意を!

保護者に見せることのできない書類は、面談会場に持ち込むことができません。必要な情報のみノートに書き写しておくなどの対応が必要です。

他の子どもの情報が書かれた資料の扱いについても注意が必要だよ!園児ごとに資料をファイルにまとめるなど、情報漏えいが発生しないよう細心の注意をはらおう!

 

【1週間前~前日】面談日が近くなったら保護者へのリマインドを!

多忙ななかで、面談の日時を忘れてしまう保護者もいるかもしれません。面談日が近づいてきたら、念のためリマインドするようにしましょう。

面談実施週のはじめに連絡ノートで日時を伝え、前日のお迎えの際に口頭で「明日はよろしくお願いします」とあいさつをしておくと、うっかり忘れてしまうといったトラブルの予防に役立つでしょう。

【前日】必ずしておくべき準備

ノートのイラスト
個人面談の前日には、当日の面談スケジュールを再度確認し、話す内容などをまとめた資料を見直しておきましょう。また、当日の服装や直近の子どもの様子についても、確認しておく必要があります。

子どもの「現在の姿」に注目しよう

個人面談において、保護者がもっとも気になるのが我が子の「現在の姿」。今、園で夢中になっていることはなにか、成長が感じられる様子は……など、面談前日には、子どもの園での様子をしっかりと伝えられるようにしましょう。

我が子の様子をしっかり見てくれているということは、保護者にとって嬉しいこと。面談の際にさりげなくエピソードを交えられるといいね!

 

面談当日の服装はエプロンでも大丈夫?

面談は保育とは異なる、保護者との話し合いの場です。可能であればエプロンを外し、ジャケットを着用するなど、社会人としてふさわしい服装を心がけます。

ただし、園によって方針が決まっているところもありますので、先輩保育士や上長に、かならず確認するようにしましょう。

エプロンで面談を行う場合でも、清潔感のある身だしなみは必須だホィ!

 

【前日~当日】面談会場をセッティングしよう

面談日程前日、あるいは当日、会場となる保育室の使用が終わったら、会場をセッティングします。

保護者と落ち着いて話せる環境づくりのコツ

◆子どもの様子が見えない保育室を選ぶ
面談中に子どもが見える環境だと、我が子の様子が気になってしまう、子どもが保護者の姿を見つけて会場に入ったり、泣いたりしてしまうなど、面談に集中することが難しくなってしまう可能性があります。
できるだけ静かで、子どもの様子が気にならない保育室を会場に選ぶとよいでしょう。
◆90度の位置で保育士・保護者の座席を確保する
対面で座るよりも、90度の角度で座ったほうが、相手に話しやすい環境を提供できると言われています。窓があれば、外を見られる位置に保護者の席を設置するのがオススメです。
◆整理整頓をし、花を飾るなど心地よい空間づくりを心がける
会場は整理整頓と清潔を徹底します。花を飾るなど、保護者が心地よく過ごせるよう工夫しましょう。

個人面談で伝えるべき・聞くべき内容とは?

保育園のイメージイラスト

ここからは、保育園の個人面談において、伝えておくべき内容と保護者から聞いておきたい点について、具体的に確認していきましょう。

保育士から伝えたいこと

個人面談では、保護者に対しておもに次のようなことを伝えるとよいでしょう。

  • 遊び・給食・午睡など園での子どもの様子について
  • 成長を感じられる具体的なエピソード
  • 今園で取り組んでいることやそのねらいについて
  • 気になる様子や課題、それに対してどのようなフォローを行っていくか
  • 保護者の悩みや不安に対するアドバイス
  • 日々の保育への協力への感謝

園での子どもの生き生きとした様子や得意なこと、成長が感じられるエピソードなど、ポジティブな話題をいくつか用意しておきましょう。

もしも発達などの面で気になることがあれば、ただそれを伝えるだけでなく、そのなかでも子どもが頑張っていることや、園でどのようにフォローしているのかなどを伝え、過度に不安を与えないよう配慮しましょう。

家庭と保育園とでは、子どもの様子が異なっている部分もたくさんあるホィ。園での様子を伝えてあげることで、保護者が子どもの成長をより感じられるといいホィね!
保護者との関係性をよりよくするためにも、日ごろの協力への感謝を伝えるなどの工夫も必要だね!

 

保護者に聞きたいこと

保育士から保護者に対して質問する際には、以下のような情報を収集できるようにするとよいでしょう。

  • 夢中になっている遊びや夜間の睡眠、食事など、家庭での子どもの様子について
  • 子育てにおいて悩んでいることや困っていること
  • 園に対する質問
  • 園への要望や不満がないか

たとえば、午睡でうまく入眠できないなど、園生活で、うまくいかないことがあれば、「おうちではどのようにされていますか?」などと聞いてみましょう。家庭での取り組みを、今後の保育に活かすことができるかもしれません。

また、子育て等の悩みは、送迎時などにはなかなか話しづらいものです。表情が乏しい、疲弊した様子が目立つなど、保護者に対して気になる点があれば、注意深くうかがってみるとよいでしょう。

個人面談当日の進行のコツ

保育士イラスト
では、ここからは実際の面談の進行の流れについて、スムーズに進めるためのポイントをご紹介します。

開始時のあいさつはしっかりと!

面談開始の際には、かならず保育士から丁寧にあいさつをします。

(例)本日はお忙しいなかお時間を割いていただきまして、ありがとうございます。個人面談では、〇〇ちゃんの日頃の様子や、成長について情報交換することで、〇〇ちゃんにとってよりよい保育環境を整えることにつなげられれば、と思っております。

面談におけるあいさつは、アイスブレイクの役割も果たすため、堅苦しくしすぎる必要はありませんが、社会人としての礼儀をわきまえたあいさつを心がけます。

忙しいなか面談に時間を割いてくれたことに対するお礼も、しっかり伝えておきましょう。

「本日は〇〇ちゃんの、園やご家庭での様子について、20分程度でお話ができればと思います」といったように、あらかじめタイムリミットを明示するとよいホィ!

 

まずは園での様子を伝えよう

面談のはじめには、まず、保育士から園での子どもの様子を伝えます。とくに、お気に入りの遊びや、その子の長所と思われる点、成長を感じられるエピソードなどポジティブな内容を伝えましょう。

保護者は「いったいどんなことを話すんだろう……」と不安を抱いています。まずは、保育士と保護者とで成長の喜びを分かち合い、保護者に対して「我が子のことをしっかり見てくれているんだ」という安心感を与えられるようにしましょう。

保護者に家での様子を聞こう

次に、家庭での子どもの様子を聞きます。ただし、いきなり「おうちでの〇〇ちゃんはどうですか?」と漠然と聞いても、何を話してよいかわからないという保護者もいるでしょう。

「園では〜といった様子が見られますが、おうちではどうですか?」と園での様子を伝えたうえで話題を振ると、保護者が話しやすくなります。

万が一、虐待などの可能性がある場合でも、いきなり保護者を問い詰めたりするのはNG! まずは話をしながら様子をうかがうようにしようね。

 

不安なことや困っていることはないか聞こう

ひととおり子どもの様子について情報交換ができたら、保護者に子育てについて困っていることや、不安に思っていることはないか、聞いてみましょう。

園で気になる様子があったとしても、保護者が認識しているか否かで、対応方法が変わってくるホィ。保護者へのヒアリングはとても重要なんだホィ!

保護者が悩みや困っていることを話してくれたら、園での様子はどうかを伝えるとともに、今後いっしょに対処法を検討できるように、うかがった内容をメモしておきましょう。

園での気になる様子や今後の対応について話そう

園で気になる様子がある場合には、現在の子どもの様子とともに、本人が努力している点や、前回の面談時より成長した点、園で今後どのようにフォローしていくかといったことも伝えるようにしましょう。

決して、「困っている」「迷惑している」という態度を示したり、他の子と比較して評価したりするような発言はしないよう、注意が必要です。

保護者を不安にさせるだけでは、今後の保育や、家庭での育児をよりよくすることにはつながらないよ!
発達障害など、園だけの対応が難しく、かつ保護者がその可能性を疑っているような場合には、必要に応じて相談機関などを紹介するのもよいホィね。

 

園に対する要望や不満がないか聞こう

面談の最後に、保育園や保育士に対する要望や不満がないか聞いてみましょう。

このような話題は、連絡ノートに書いたり、他の保護者がいる送迎時に話すのはなかなか難しいこと。保護者から聴取できた意見は、園の今後の運営に、きっと役立てることができるでしょう。

その場で回答できるような内容でも、その場で「無理です」と一蹴されるのは、印象がよくないもの。園で検討する旨を伝え、後日丁寧に回答するのがベターです!

 

時間は厳守!不十分な場合は再度日程調整を!

有意義な面談の時間であっても、予定時間を超えて話し込んでしまうのは望ましくありません。他の保護者を待たせてしまうことのないよう、時間は常に意識しておくようにしましょう。

必要であれば、後日、別途時間を設ける提案をするのも、ひとつの方法です。

もしも面談予定の時間に遅れて来た保護者がいた場合には、その日のスケジュールの最後に予定を変更する、日時を再調整するなど、他の保護者への影響を最小限にとどめる必要があるホィ。
仕事などで遅れてしまうこともあるけれど、多忙な時間を割いて面談に参加しているのは、どの保護者にとっても同じ。「ちょっとくらい待たせてしまっても大丈夫だろう」という意識はNGだよ!

 

よりよい保育につなげるために……面談後すべきことは?

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個人面談が終わると、緊張も解けてひと安心してしまいがちですが、面談の目的は得られた情報を今後に活かすことです。

なるべく早めに情報を整理し、必要な園での対応や保護者のフォローにつなげるようにしましょう。

保護者から聞いたことや気づいたことは早めにまとめよう

人の記憶というものは、長く鮮明には保てないもの。保護者から聞いた情報や、面談時に気づいたことなどは、すぐにメモを取り、早めにまとめておきましょう。

保育士同士で共有すべきこと・相談すべきことをピックアップしよう

内容によって、保育士間で情報を共有したり、対応について相談する必要も出てくるでしょう。面談のなかで必要がある項目をピックアップし、職員会議等で共有します。

園全体で対応を検討しよう

園の運営全体にかかわることや他のクラスの運営に影響を与えかねないこと、他の関連機関との連携が必要なことについては、園全体で対応方法を検討する必要があります。

できるだけ早く情報を共有し、今後どのように対応するのか、対応方針を決めましょう。

対応が決まったら、かならず情報共有を!

園での対応が決まり次第、かならず保護者に情報を共有します。

また、対応の検討が長引いている場合には、「今園で検討を行っていますので、今しばらくお待ちください。」など、進捗を随時報告するとよいでしょう。

必要に応じて送迎時や連絡帳でフォローを

個人面談だけが、保育士・保護者間のコミュニケーションの場ではありません。その後の子どもの様子などは、随時連絡ノートや送迎時の対話の際にフォローし、できるだけ、保護者にとって不安が残らないようにしましょう。

個人面談で家庭との連携を強化しよう!

親子のイラスト
個人面談は、保護者との信頼関係を強化し、より相談しやすい環境を整えることにも役立ちます。

また、保護者の話をじっくりと聞くことで、家庭における育児に対する考え方や、現状のコミュニケーションで不足している点を把握することもできるでしょう。

個人面談を効果的に活用することで、保育園と家庭との今後の関係性の向上、連携の強化につなげることができるはずです。

ただし「義務的にやっているだけに感じられる」「流れ作業のよう」「こちらの話は聞いてくれない」など、保護者が個人面談で不満を抱えてしまうと、今後の関係性に悪影響を及ぼしかねません。十分に注意しましょう。

編集者より

ハートのイラスト
日中子どもを預けて仕事をしている保護者にとって、日頃の子どもの様子や成長を感じられるエピソードを教えてもらえるのは、大変嬉しいことです。

社会の考え方や家庭のあり方が変化した今、子育ては孤独なものになりがち。現代において、保育士さんは、保護者にとって、もっとも身近な相談相手となりうる存在でしょう。

個人面談を最大限に活かし、「〇〇先生だから安心して任せられる!」と保護者に思われるような関係性を築くことができれば、子どもの育ちだけでなく、家庭支援にとっても、よい影響を与えるはずです。

個人面談が、保育士さんと保護者の皆さんのとって、より有意義な時間になりますように。

◆保育のお仕事人材紹介◆

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参考文献・サイト

  • 横山洋子 著(2016)『U-CANの思いが伝わる&気持ちがわかる!保護者対応のコツ』ユーキャン自由国民社
  • 矢吹秀徳 著(2012)『ベテラン保育士直伝!心が通う保護者との接し方』成美堂出版
  • 植田章 著(2014)『保護者とかかわるときのきほん 援助のポイントと保育者の専門性』ちいさいなかま社
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