保育士として転職をするときは、以前の勤務先での在職期間を証明する「在職証明書」が必要になる場合があります。前の職場を退職後、転職までに期間が空いていると、「今さら依頼しても大丈夫？」と気後れしたり、不安に感じたりしてしまう方もいるでしょう。
本記事では、退職した後に在職証明書を取得するための具体的な方法や、スムーズに手続きを進めるためのポイントを分かりやすく解説します。安心して転職活動を進めるために、ぜひ参考にしてください。
【この記事で分かること】
- 保育士の在職証明書とは？
- 退職後の在職証明書、発行してもらえる？
- 在職証明書に記載される項目
- 在職証明書をスムーズに取得するためのポイント
もくじ
保育士の在職証明書とは？
在職証明書は、あなたが特定の会社や施設で働いていたこと、または現在も働いていることを証明するための大切な書類です。保育士の皆さんにとっては、主に認可保育園での勤務経験を証明する際に用いられ、転職活動などで提出を求められることがあります。「就労証明書」や「勤務証明書」といった名称で呼ばれることもあります。
過去に複数の認可保育園における勤務経験がある場合は、それぞれの証明書を用意しなければなりません。一般的に、勤務期間として認められるのは、1日に6時間以上かつ月に20日以上勤務した期間で、パートや派遣としての勤務経験もこれに含まれます。ただし、認可外施設での勤務は経験に含まれない場合もあります。
在職証明書には法的な発行義務がなく、施設・企業が任意で作成します。そのため、従業員から申し出があった場合にのみ発行されることが一般的です。
退職後に在職証明書が必要になる理由
保育士の転職で在職証明書を求められるのは、保育園が処遇改善等加算制度を利用するために必要だからです。この制度の利用申請をする際は、保育士自身が作成した履歴書や職務経歴書ではなく、客観的な証明ができる書類が不可欠です。そのため、転職の際に在職証明書の提出を求められます。
処遇改善等加算制度は、保育士の待遇改善と人材不足の解消を目的とした公的な仕組みで、認可保育園が国や自治体から保育士の給与アップなどに使える補助金（加算）を受けられる制度です。保育士のこれまでの経験年数に応じて保育園に支給される補助金の額が決まるため、その申請に在職証明書が必要となります。
保育園側は、この補助金を基にして保育士の給与を決定・反映するため、経験年数を正確に把握することが不可欠です。そのため自己申告の書類だけではなく、在職証明書のような公的な書類によって確認を行っているのです。
なお、転職先が認可外の保育施設の場合や、これまでに認可保育園での勤務経験がない場合は、在職証明書の提出が不要となることもあります。
退職後の在職証明書、発行してもらえる？
「退職後に在職証明書を発行してもらえるのだろうか」と不安な方もいらっしゃるかもしれません。しかし、在職証明書は退職後であっても発行してもらえます。多くの場合、転職時に自分で以前の勤務先に依頼して取得します。在職証明書の受け取り方としては、発行元の園へ直接取りに行くか、後日郵送してもらう方法が一般的です。
認可保育園で非常勤（パートタイマーなど）として勤務した経験がある場合は、その期間も保育経験として認められるのが一般的です。該当する経験がある方は、その分の在職証明書も忘れずに発行を依頼しましょう。
ここでは、発行を依頼する方法を詳しくご説明します。
【監修者・礒部はるかのアドバイス】
在職証明書の発行を依頼する際は、記載してほしい内容をあらかじめはっきり伝えておくと、スムーズに発行してもらえます。また、非常勤での勤務期間も保育経験としてカウントされるケースが多いため、「正社員じゃないから……」と諦めずに証明書を依頼してみましょう。発行までに日数がかかることもあるので、余裕を持って準備することも大切です。
発行を依頼する方法
発行を依頼する方法には、電話やメールが挙げられます。転職先となる保育園が代行して前の保育園へ依頼して取得する場合もありますが、自身で問い合わせて作成を依頼するケースがほとんどです。
いきなり保育園を訪れても、多くの場合、その場では受け取れません。園を訪問する前に、在職証明証が欲しい旨を伝えておきましょう。保育園によっては「自分でフォーマットを作成してほしい」と言われる場合もあるため、書類作成の期間も見込んで早めに伝えておくと良いです。
電話での依頼
以前お世話になった園へ在職証明書の発行を電話でお願いする際は、少し緊張するかもしれませんが、いくつかのポイントを押さえておけばスムーズに進められます。
在職証明書の発行を電話で依頼する際は、まず自身の氏名と在籍期間を明確に伝えましょう。その上で、在職証明書が必要な旨を簡潔に説明します。転職先の保育園から指定されたフォーマットや記載内容、提出期日などがある場合は、それも忘れずに伝えます。急な電話だと慌ててしまい、大切なことを伝え忘れてしまうかもしれませんので、事前に話す内容をメモなどに整理してから連絡すると良いでしょう。
また受け取り方法や、自身に必要な手続きなどがないかなども電話ですり合わせておくと、スムーズに手続きが進みます。
メールでの依頼
在職証明書をメールで依頼する際は、件名に「在職証明書発行依頼」と明記しましょう。本文には、自身の氏名と在籍期間、在職証明書が必要な旨を記載します。もし、以前の勤務先からテンプレートが提供されている場合は、そのファイルを添付して送ることで、よりスムーズな手続きにつながります。
中にはメールを頻繁に確認していない保育園もあるため、メールを送信後、数日経っても返信がない場合は、再度メールをするか、電話でメールを送った旨を伝えましょう。保育園によっては、電話で依頼するよりもやりとりに時間がかかる可能性もあるため、保育園の体制を考慮した上で依頼方法を決めることをおすすめします。
依頼書の書き方
在職証明書の発行を依頼する場合は、依頼状を添えるのが望ましいでしょう。改まって文章を書くとなると、少し難しく感じるかもしれませんが、相手に手間をかけてしまうことへの配慮と感謝の気持ちを込めて、いくつかの基本的なポイントを押さえて作成すれば問題ありません。
ここでは、失礼なく、かつ必要な情報がしっかりと伝わる依頼状を作成するために押さえておきたい項目と、それぞれの書き方のポイントを具体的に見ていきましょう。
| 宛名 | 依頼先の保育園名を正式名称で記載する |
| 作成した年月日 | 作成した年月日を記載する |
| 件名 | 「在職証明書発行のお願い」といった件名を分かりやすく記載する |
| 挨拶文 | 本文の冒頭に「拝啓」「謹啓」などの頭語を記載 季節の挨拶、または「時下」といった時候の挨拶文を書く （例：時下、皆さまにおかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。） |
| 本文 | 「さて」などの起辞を用いて本題に入り、転職のために在職証明書が必要な旨を記載。必要な発行部数と希望する返送期限、返送先の住所、郵便番号を忘れずに明記する |
| 結びの言葉 | 結びの言葉として「大変お手数をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます」などを添え、「敬具」で締めくくる |
| 差出人の情報 | 自身の氏名、住所、日中連絡可能な電話番号を記載する |
郵送で依頼する場合は、依頼書、返信用封筒、切手などを準備し、転職先指定の様式があれば同封します。また返送用の封筒にはあらかじめ切手を貼っておくと、園への細やかな気遣いが伝わり、より丁寧な印象になるでしょう。なお希望する返送期限は、保育園側の状況を考慮して無理のない日程で依頼しましょう。
依頼書の例文
転職先の保育園から特に指定された書式（フォーマット）がない場合には、下記の例文を一つの参考としてご覧ください。あくまで一例ですので、ご自身の具体的な状況に応じて、適宜内容を修正・追記してご活用ください。
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（例：2025年〇月〇日） 社会福祉法人〇〇 △△保育園 御中 在職証明書発行のお願い 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。貴法人に在籍しておりました〇〇と申します。在職中は公私にわたり大変お世話になり、心より御礼申し上げます。 早速ですが、再就職の手続きに必要なため、在職証明書を〇部ご発行いただきたく、切にお願い申し上げます。 つきましては、誠に恐縮ですが、下記の項目についてご記載いただけますようお願い申し上げます。 敬具 記
なお、提出期限が迫っておりますため、大変恐縮ですが、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。 まずは、略儀ながら書面にてお願い申し上げます。 以上 |
発行にかかる期間
在職証明書は、即日〜数日で受け取れるとは限りません。例えば、千代田区の場合は申請書類が到着してから発行までに1〜2週間かかります（※）。転職先でも「入職後1週間以内の提出」といった期限を設けている場合があるため、発行から転職先に入職するまでの期間を考えて依頼すると良いでしょう。
また申請時に書類に不備があった場合は、発行までにより時間がかかる場合もあります。もしものときに備えて、余裕を持って準備を進めましょう。
※参考：千代田区.「在職（職歴）証明書の発行（学校・園等）」. https://www.city.chiyoda.lg.jp/koho/kosodate/kyoikuinkai/zaishoku-shomei.html ,（参照 2025-05-12）.
在職証明書に記載される項目
在籍証明書に記載される内容は、作成する保育園や企業などによって異なりますが、一般的な内容は下記の通りです。
- 依頼者の氏名・生年月日・住所
- 在職期間
- 役職・雇用形態
- 業務内容
- 勤務地
- 発行日
- 発行元の保育園名・住所
- 署名・捺印
最低限必要な項目を定めている保育園や企業もあるため、必須項目は転職先に確認しましょう。あらかじめ確認しておくことで、書類の不備や記載ミスを減らし、よりスムーズな手続きにつながるはずです。
在職証明書をスムーズに取得するためのポイント
保育士として新しいスタートを切る際は、必要な書類をスムーズにそろえることが、大切な準備の一つといえるでしょう。中でも、これまでの実務経験を証明する在職証明書は、新しい職場での待遇にも関わることがあるため、確実に手元に準備しておきたい書類です。
とはいえ、以前の職場との連絡がすぐに取れるかどうかなど、少し不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。ここからは、在職証明書を円滑に取得するために、どのようなことを意識すると良いのか、具体的なポイントを見ていきましょう。
- スケジュールを確認して発行を依頼する
- 転職先のフォーマットの有無を確認する
- 依頼する旨を事前に電話で伝える
- 書面を受け取ったらすぐに不備がないかを確認する
- 在職中にトラブルをなるべく起こさない
スケジュールを確認して発行を依頼する
在職証明書の取得をスムーズに進めるためには、早めの行動が何よりも重要です。保育園の業務状況によっては、書類の発行に予想以上の時間を要する場合があります。特に、行事が集中する時期や人手不足の状況下では、通常よりも時間がかかることを考慮しておきましょう。
提出期限ギリギリになってからの依頼は、発行元の保育園だけではなく、新しい勤務先にも迷惑をかける可能性があります。そのため、転職活動のスケジュールを考慮し、転職先に提出する日が分かったら速やかに依頼しましょう。
転職先のフォーマットの有無を確認する
手続きのミスを避けるために、転職先のフォーマットの有無を事前に確認しましょう。在職証明書には統一された形式はありませんが、転職先の保育園から指定のフォーマットが提示されることがあります。そのため、在職証明書を依頼する前に、必ず転職先にフォーマットの有無や必要な記載項目を確認しましょう。もし指定があるにもかかわらず異なる形式で取得してしまうと、再提出が必要になるなど、手間と時間がかかってしまいます。
依頼する旨を事前に電話で伝える
メールや書面で在職証明書を依頼する際は、事前に電話で担当者へ連絡しておきましょう。何の連絡もなく突然依頼状が届いた場合、担当者がすぐに気付かず、対応が遅れてしまう可能性があるからです。特に、多忙な保育現場では、他のメールや郵便物に紛れてしまうことも考えられます。
「在職証明書の作成を依頼したい」と事前に電話で伝えておくことで、相手も心構えができるため、依頼状が届いた際に迅速に対応してもらえる可能性が高まります。また電話で丁寧なコミュニケーションを取ることで、相手に良い印象を与え、協力を得やすくなることもメリットです。
書面を受け取ったらすぐに不備がないかを確認する
在職証明書を受け取ったら、その場で記載内容に誤りがないかを入念に確認しましょう。もし不備があれば、すぐに修正を依頼できるからです。
特に郵送で受け取った場合、もし届いた書類をすぐに確認せず、しばらくしてから内容をチェックして不備が見つかると、その分対応が遅れてしまい、修正後の再送にもさらに時間を要してしまうことがあります。そのため、書面が手元に届いたらできるだけ早く内容を確認し、もし間違いがあれば速やかに連絡することが大切です。
在職中にトラブルをなるべく起こさない
在職証明書を発行してもらう際は、以前の勤務先の協力が欠かせません。そのため、在職中からできるだけ円満な関係を築けるように心掛けることが、いざという時のスムーズな書類取得につながるでしょう。退職時に園との間で何らかのトラブルが発生すると気まずい雰囲気になり、連絡を取りづらくなってしまうことも考えられます。
在職証明書は法律で発行が義務付けられている書類ではないため、園によっては発行を拒否する可能性もあります。特に、取り決めた退職日を守らなかったり、突然退職してしまったりと、退職時にトラブルが発生した場合は、在職証明書を求めにくい状況になってしまうでしょう。
将来気持ちよく次のステップに進むためにも、できる限り円満な形で退職することを意識してみてください。例えば、退職の意向をできるだけ早めに伝え、業務の引き継ぎを丁寧に行い、お世話になった方々へ感謝の気持ちを持って最終日を迎えられるように心掛ける、といったことが挙げられます。お互いに良い印象で職場を離れることができれば、在職証明書の依頼などもきっとスムーズに進めやすくなり、何かあった時にも相談しやすい関係性を保てるかもしれません。
在職証明書がもらえない場合の対処法
以前の職場との間に何かトラブルがあったり、事務的な手続きがうまく進まなかったり……。さまざまな理由から、在職証明書がスムーズに発行されないという状況もあるかもしれません。「どうしよう……」と困ったときでも慌てずに対応できるよう、もしもの場合の対処法をあらかじめ知っておくと、心に余裕が生まれるでしょう。
ここからは、在職証明書がなかなか手に入らない場合に、どのような方法を試みることができるのか、具体的な対処法を紹介します。
【監修者・礒部はるかのアドバイス】
在職証明書がなかなかもらえないと、不安になりますよね。まずは、運営企業に電話や書面で丁寧に再依頼してみましょう。それでも難しい場合は、勤務していた事実を証明できる書類（給与明細や雇用契約書など）を準備し、次の就職先に相談するのも一つの方法です。証明書の提出が遅れることでチャンスを逃さないよう、周りに相談にしながら早めの対応を心がけましょう。
運営企業に発行を依頼する
以前勤務していた保育園との連携がうまくいかず、在職証明書がなかなか発行されない場合は、その保育園を運営している企業の本部に直接連絡してみるのも手段の一つです。直接保育に関わらない事務手続きは、運営企業の事務部門が一括して業務を担っている場合があるからです。
連絡する際には、在職証明書の発行依頼の旨を明確に伝え、担当部署に直接つないでもらいましょう。以前の職場との間に何らかのトラブルがあっても、その詳細が運営企業にまで正確に伝わっていないケースも多いです。一度運営企業へ相談してみることで、スムーズに発行してもらえるかもしれません。
また運営企業だけではなく、同じ法人に複数の保育園（姉妹園）がある場合は、そちらに問い合わせてみるのも有効な手段です。特に勤務していた園が閉園してしまった場合は、姉妹園に当時の状況を把握している方がいれば、手続きを進めやすくなる場合もあります。状況に応じて、運営企業や姉妹園へ連絡してみましょう。
公立の園であれば自治体で発行してもらう
以前勤務していた保育園が市立や区立などの公立の園だった場合、自治体の窓口で在職証明書を発行してもらえる可能性があります。ただし、全ての自治体で行われているわけではないため、事前に確認が必要です。
また窓口も自治体によって異なるため、お住まいの自治体の担当部署に問い合わせて、発行の可否や申請方法を確認しましょう。
転職先に別の書類で代用できないかを相談する
もし依頼してから時間が経っても連絡がない場合は、転職先の保育施設の担当者や利用している転職エージェントに相談し、仲介を依頼するのも有効な手段です。
勤続年数の確認は、施設・事業所による職歴証明書の他、年金加入記録等からの推認も可能となっています。そのため、どうしても前の職場に在職証明書を発行してもらえない場合は、転職先に別の書類で代用ができないかを相談してみるのもおすすめです。
在職証明書に関するよくある質問（Q&A）
保育士が在職証明書を準備するときは、さまざまな疑問が生じやすいものです。
ここからは、「退職証明書や在籍証明書との違いは？」「源泉徴収票を代わりに使える？」など、多くの方が抱える疑問をQ&A形式で分かりやすくご説明します。
【監修者・礒部はるかのアドバイス】
在職証明書に関する疑問は多くの保育士さんが直面するものですが、それぞれの書類の役割や違いを理解しておくことで安心して対応できます。特に、退職証明書や在籍証明書との使い分け、原本提出の必要性などは転職活動において重要なポイントです。自己判断せず、内容と目的をしっかり確認しましょう。もし不安な点があれば、転職先に遠慮なく相談してみてくださいね。
退職証明書との違いは？
在職証明書と退職証明書は、どちらも勤務先での在籍を証明する書類ですが、発行義務の有無に大きな違いがあります。退職証明書は労働基準法第22条により発行が義務付けられているのに対し、在職証明書には法的な発行義務はありません。
在職証明書の発行を依頼しにくい場合は、転職先に確認した上で、退職証明書の作成を依頼するのも一つの方法です。ただし、退職証明書でも問題ないかどうかは、転職先に必ず確認しましょう。
在籍証明書との違いは？
一般的に在籍証明書は、現在その会社に在籍している事実を証明する書類であり、クレジットカードの発行や賃貸契約などに用いられます。一方で、在職証明書は過去にその会社で働いていた期間や役職などを証明する書類で、転職の際などに必要となります。記載される内容に違いがあるため、間違えないよう注意が必要です。
しかし、会社によっては書類の呼び方が異なるだけで同じものを指している場合があるため、転職先から求められている書類の名称と内容をしっかりと確認することが大切です。
源泉徴収票は在職証明書の代わりになる？
源泉徴収票は、在職証明書の代わりにはなりません。在職証明書は、その会社に在籍している（または過去に在籍していた）事実を証明する書類です。一方で、源泉徴収票は一年間の所得や納税額を証明する書類のため、所属していた年数を把握できません。転職先が保育士としての勤務年数を確認したい場合は、源泉徴収票だけでは不十分なため、原則として在職証明書の提出が求められます。
在職証明書はコピーでも有効？
保育士の在職証明書は、原則としてコピーではなく原本の提出が求められます。転職先では正式な証明として原本を確認するため、コピーでは受理されないことが一般的です。ただし、中には郵送事故等のリスクに鑑みて、コピーの提出を求める企業もあります。どちらを提出するべきなのかは、転職先に確認しましょう。
また原本を提出する場合は、万が一に備えて提出前にコピーを取っておき、自身で保管しておくことをおすすめします。入手した際に控えをきちんと保管しておくと、将来再び転職活動をする際に、関連書類の準備で慌てずに済むでしょう。
まとめ
認可保育園でのご経験は、処遇改善等加算制度に関係するため、転職時には大切な意味を持つ書類の一つです。発行までに少し時間がかかることもあるため、スムーズに手に入れるには、できるだけ早めに以前の勤務先へお願いしてみるのがおすすめです。時間にゆとりを持って準備を進め、安心して次のステップに進めるよう、この記事が少しでもお役に立てば幸いです。
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監修者情報
礒部はるか
保育士資格・幼稚園教諭一種免許状を保有。大学卒業後、学童・児童館にて保育士として従事。その後、保育園にて乳幼児クラスを担当。現在は複数の保育メディアにてライター・編集者・監修者として活動。
