今や個人情報漏えいは企業や団体の死活問題！時間をかけて培った信頼も、1件の情報漏えいで一気に崩れてしまうため、その対策には誰もが、十分な注意をしなくてはなりません。本日は持ち帰り業務などで、日々情報漏えいのリスクに直面されている保育士さんに、漏えいを防ぐための情報管理のポイントをご紹介します。この機会に自らの情報管理を見直してみましょう！
持ち帰り業務には個人情報流出の危険性がいっぱい…
2014年11月、茨城県つくばみらい市の私立保育所に勤める24歳の女性保育士が車上荒らしに遭い、園児88人、71世帯の氏名、住所、電話番号などが記載された名簿や、担当クラスの出席簿などが入ったバッグが盗まれるという事件が発生しました。
また6月には、奈良県生駒郡平群町の保育園に勤める50代の保育士が、私物のパソコンに連絡網や写真などの、個人情報を保存して使用。車上荒らしにより盗難されています。このように自宅への持ち帰り業務が多い保育士さんは、情報漏えいのリスクに日常的にさらされていると言えるでしょう。
- 情報漏えいを防ぐ基本の7か条
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■ 許可なく情報を持ち出さない
■ 安易に情報を放置しない
■ 情報を未対策のまま破棄しない
■ 私用パソコンなど不要な持ち込みをしない
■ セキュリティをかけ、貸し借りをしない
■ 知りえた情報を公言しない
■ 情報漏えいを起こした可能性はすぐに報告する
情報は持ち出さないのが原則とはいえ、多くの保育士さんは、指導計画や保育経過記録など、業務時間内に作業が終わらないケースも多いよう。やむを得ず持ち帰り業務が発生する場合にも、一人ひとりが管理を徹底する必要があります。
情報漏えい原因の約半数は紛失・置き忘れ・盗難が原因！
日本ネットワークセキュリティ協会による過去の調査によれば、個人情報漏えいの原因件数の割合は以下のようになっているそう。
《参考》日本ネットワークセキュリティ協会
紛失・置忘れといった人為的なミスが29.2％、盗難が19％と、合わせて半数程度を占めています。園から情報を持ち帰る際の安全は万全ですか？疲れて帰るからこそ、少しの気の緩みが大きな事故につながりかねないことを意識しましょう。
- 情報を持ち帰る際にできる！漏えい予防チェックリスト
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□ 持ち出し書類はリストアップし、後で不足がないか確認できるようにする
□ 書類はバインダーなどにまとめ、口の閉まるバッグに入れる
□ バッグの中身は常に把握し、余計なものを入れない
□ 電車の網棚にバッグを置かない
□ 飲み会参加や買い物などの寄り道をしない
□ 道を歩く際には、道路側にバッグを持たない
□ バッグが車外から見える状態のまま車を離れない
□ ノートパソコンなどを持ち帰る際にはロックをかける
知らないうちに情報が漏れる…あなたのパソコンは安全？
情報漏えいは、紛失や盗難だけで起こるものではありません。たとえば個人情報を含むデータをUSBメモリなどに保存して持ち帰る、メールでファイルを送受信する、といった場合には、セキュリティ対策の万全でない私用パソコンから、情報が漏れることもありますので注意が必要です！
ファイル交換ソフトを使った情報流出
Winny(ウィニー)をご存じでしょうか。昨今このファイル交換ソフト利用による情報流出が頻繁に発生しています。これは、Winnyを利用しているパソコンが、コンピューターウイルスAntinny(アンティニー)に感染し、内部にある情報が勝手にインターネット上に送信されてしまうというもの。自分でWinnyをインストールした覚えがなくても、家族の共有のパソコンなどを利用している際には、特に注意しなくてはなりません。
インターネットを介して多数のコンピューター間でファイルを共有するソフト。
Winnyを通じて拡まるコンピューターウイルス。Winnyで試用される共有フォルダー内にウイルスのコピーが作成されてしまうと、別のユーザーがファイルを交換する際に、同時にウイルスも交換してしまい感染が拡大します。
- Winny・Antinnyの検出・削除の方法
- 全てファイルを検索するために、管理者権限でログインし、隠しファイル、隠しフォルダーの表示がされるように設定します。
◎[コントロール パネル]→[デスクトップのカスタマイズ]→[フォルダー オプション]→[表示]→[詳細設定] ※WindowsOSの場合
- ファイル名に「winny」を含むファイルの有無を確認します。
- ウイルス対策ソフトを導入している場合には、パソコン内の全ファイルに対してウイルスチェックを実施します。※ソフトによっては検出できないAntinnyもあります。
- Winnyを使用した形跡があったり、Antinnyの感染が確認された場合には、そのパソコンに情報漏えいの危険があるので、OSのクリーンインストールを実施することが望ましいでしょう。
- 【より詳しい情報は…】
《参考》文部科学省ホームページへ
メールやインターネットを介したウイルス感染
Winny(ウィニー)やAntinny(アンティニー)が検出されなくとも、安心はできません。Antinnyなどのウイルスは、迷惑メールに添付されたり、インターネット上で配信されている場合もあります。ウイルス対策ソフトのインストールとともに、ソフトが常に最新の情報に更新されていることを確認する必要があります。
パソコンやUSBメモリのセキュリティ対策も…
作業中に少し席を離れる場合などには、パスワードロックがかかるように制限をかけることで、他者の利用を防げます。
◎Ctrl+Alt+Delete→コンピューターのロック
◎Windowsキー+L
また、USBメモリで情報をやりとりしている場合には、指紋認証やパスワードロックのかけられる、安全性の高いものも販売されています。
メールの誤送信にはご用心！
メールで自宅のパソコンなどにファイルを送信する場合、宛先が異なっていれば即座に情報漏えいとなってしまいます。誤送信を予防するために、送信前の宛先再チェックができる機能を設定したり、添付ファイルにはパスワードをかけるようにしましょう。
- 送信前の宛先再チェック機能を有効にする方法
- 【Microsoft Outlook Explorerの場合】
[ツール]→[オプション]→[送信]→[メッセージを直ちに送信するのチェックを外す]
WordやExcelのファイルにパスワードを設定する
Word・Excel2013でファイルにパスワードをかけるには、まずファイルを開き、[ファイル]タブをクリック、[名前を付けて保存]で保存先を選びます。
【名前を付けて保存】の画面表示下部の[ツール]→[全般オプション]をクリックします。
パスワード設定画面が開かれますので、読み取り、書き込みの両方またはいずれかに入力します。最後に再確認が表示されますので、もう一度入力したら、ファイルを保存しましょう！
ファミレスやネットカフェ…公共の場にはご用心！
「家では仕事がはかどらないので…」とファミレスやネットカフェに立ち寄る…という方も注意が必要です。安全が確認できない環境で作業することには次のようなリスクがあります。
◆ネットカフェの入力履歴などで簡単にパスワードが漏れる
◆USBメモリに、ネットカフェなどのコンピューターウイルスが移る
◆背後などから情報を見られる(ショルダーハッキング)
壁に耳あり障子に目あり…安全が確保されていない場であるということを十分認識し、情報を使用しての作業は公共の場で行わないのが原則です。
編集者より
情報漏えいのリスクは、持ち帰り業務だけでなく、たとえば送迎時の保護者との会話、SNSへの書き込み、子どもたちと一緒に写った写真の管理、保護者への留守番電話の吹きこみ…など、さまざまな場面に転がっています。
漏えいを防ぐには、第三者が見聞きする可能性について、常にアンテナを高くはっておくことが大切です。所属する組織だけでなく、あなたの信頼も失ってしまう情報漏えい…高い意識で、自分のこともしっかり守ってあげてくださいね！
参考文献・サイト
